Калькуляционная карта: что это такое, составление по форме ОП-1, образец заполнения, как сделать в Excel

Что такое калькуляционная карта блюд

В общепите картой называют документ в виде таблицы, отображающий расчет отпускной стоимости блюда или кулинарного изделия.

На каждую позицию меню заводят собственную карточку.

Важность карты в общепите

Залог прибыльности ресторана, кафе или иного подобного заведения – правильный расчет отпускной стоимости. Она должна учитывать все затраты, иначе проект окажется убыточным. Ставить заведомо высокие цены тоже нельзя: клиенты уйдут к конкурентам.

Калькуляция позволяет предпринимателю четко ориентироваться в этом вопросе. Видя в наглядной форме структуру ценообразования, он с высокой точностью определяет минимальный порог рентабельности.

Возможно ли экономить

Карточка показывает долю каждого ингредиента в массовом и денежном выражениях. Меняя эти пропорции, можно снизить себестоимость изделия, а в случае подорожания каких-то видов сырья – сохранить ее на прежнем уровне.

Пример. Цены на салат сорта «Айсберг» выросли с 65 до 75 руб./кг. Бухгалтер проанализировал карту закуски «Цезарь» и выяснил, что для сохранения ее себестоимости на прежнем уровне вес овоща в 1 порции нужно уменьшить со 100 до 85 г. Это позволит избежать удорожания блюда, а посетители не заметят изменений.

На что следует опираться при заполнении калькуляционной карты

Перед тем как рассчитать отпускные цены, нужно собрать данные о продукции. Основным источником служит рецепт.

Его приводят в следующих документах:

1. Технологической карте. Ее составляют для стандартных блюд, описанных в рецептурных справочниках.

2. Технико-технологической карте (ТТК). Вариант для изделий, отсутствующих в рецептурных сборниках.

^{Перед расчетом цен нужно собрать данные о продукте.}

Также для калькуляции нужны прайсы с закупочными ценами на сырье.

Из чего состоит калькуляционная карта

Перечень данных для карты утвержден Постановлением № 132 Госкомстата. Текст печатают только на одной стороне листа. Число страниц в документе не ограничено.

Акты, вид операции и прочие организационные данные

Вводная часть документа содержит такие сведения:

1. Перечень актов, регламентирующих данную сферу (Постановление № 132 Госкомстата и др.).

2. Форму документа по ОКПО и ОКУД (0330501).

3. Наименование организации.

4. Код деятельности по ОКДП.

5. Номер блюда по рецептурному сборнику и его наименование (данные совпадают с аналогичными сведениями в технологической карте).

6. Вид совершаемой операции.

^{Вводная часть документа состоит из перечня актов, номеров блюд.}

Элементы таблицы

Ниже в таблице приводят такую информацию:

1. Номер карты и дату составления.

2. Порядковый номер калькуляции.

3. Дату утверждения расчета.

4. Названия видов сырья и полуфабрикатов, их коды.

5. Закупочные цены на них.

6. Нормы использования продуктов на 1, 10 или 100 порций.

7. Стоимость ингредиентов или полуфабрикатов в указанном количестве изделий.

Итоги по блюду

В завершающей части отображены сведения:

1. Сумма затрат на приобретение сырья и полуфабрикатов (себестоимость изделия).

2. Размер торговой наценки.

3. Отпускная цена.

4. Вес порции.

^{В конце документа отображается сумма затрат, размер торговой наценки.}

Бумагу подписывают:

• составитель;

• заведующий производством или шеф-повар, если он на это уполномочен;

• руководитель предприятия.

Образец бланка калькуляционной карты

Постановление № 132 устанавливает структуру карты по форме ОП-1 (для общественного питания). Ранее предприниматели должны были заводить документ только в таком виде. В 2013 г. требование отменили и норма стала носить рекомендательный характер. Теперь можно составлять бланк в произвольной форме.

Пример документа по стандарту ОП-1 приведен на рисунке.

В Постановлении № 132 содержится и образец заполнения.

Нюансы заполнения калькуляционной карты по форме ОП-1

В документе отображают расчет стоимости только 1 наименования изделия кулинарии. Это облегчает работу бухгалтера и позволяет в обособленном порядке менять наценку на блюдо или какие-то из его компонентов.

Какие данные требуются

Чтобы заполнить карту, нужно располагать следующими данными:

1. Перечнем ингредиентов в составе изделия.

2. Их закупочной стоимостью.

3. Нормами расхода сырья.

4. Размером торговой наценки.

^{Чтобы заполнить карту, нужно знать ингредиенты блюда.}

Бухгалтер может вносить в карту дополнительные графы, например:

• количество калорий в каждом ингредиенте;

• то же для всего изделия;

• расход газа, электричества, воды.

Такие изменения фиксируют в документах предприятия.

Вес продукта и термическая обработка

Продукт, прошедший обработку, но не ставший готовым блюдом, называют полуфабрикатом. На него тоже нужно составить карту. Это объясняется тем, что обработка приводит к изменению стоимости ингредиента.

Пример:

1. Приобрели 10 кг куриного филе по цене 160 руб./кг. Всего потрачено 1600 руб.

2. Нарезали и обжарили продукт для использования в салате «Цезарь». В результате вес мяса уменьшился на 30%, т.е. до 7 кг.

3. Добавили специи. Затраты на них равны 10 руб.

^{Полуфабрикат является продуктом, не ставший готовым блюдом.}

В результате стоимость 1 кг полуфабриката «филе куриное обжаренное» стала составлять 1610/7=230 руб./кг.

Нормы выхода продукта после обработки прописаны в рецептурном справочнике или технико-технологической карте. Если фактическое значение не соответствует заявленному, например в замороженном рыбном филе оказалось 55% льда, его уточняют опытным путем и вносят в карту вместо нормативного.

Отдельную технологическую карту в этом случае не заводят, т.к. состав продукта по-прежнему соответствует рецептуре.

Расчет общей стоимости

Нормы расхода ингредиентов и их стоимость определяют для 10, 50 или 100 порций. Такой подход обеспечивает более высокую точность, т.к. количество продукта в 1 порции может отклоняться от среднего значения. В один салат повар положит 38 г соуса, в другой – 42. Если считать по 1 порции, то в первом случае на 100 блюд потребуется 3,8 кг полуфабриката, во втором – 4,2. Оба вариант ошибочны, т.к. действительный расход составляет 4 кг со средним значением в 40 г на 1 салат.

Кроме того, затраты некоторых видов сырья непропорциональны числу блюд. Так, для жарки 5 котлет требуется 50 г подсолнечного масла, а для 50 шт. – только 150, а не 500.

Чем крупнее предприятие, тем на большее число порций производят расчет. Для небольшого кафе их может быть 10. Для кухни, работающей на сеть предприятий общепита, – не менее 100.

Но в конце таблицы все равно вычисляют стоимость 1 порции. Для этого делят сумму затрат на 10 или 100.

Действия при изменении цены или ингредиентов

При составлении карты нужно сделать 6 граф для стоимости и количества ингредиентов. Сначала заполняют только первую, прочие остаются пустыми.

Если изменилась стоимость какого-то вида сырья или его расход, новые данные заносят в незаполненные ячейки.

В заголовке столбца прописывают дату корректировки и ставят подписи.

Иногда карточки делают без пустых граф. Тогда в случае изменений оформляют новый документ, а старый объявляют недействительным. Эта информация должна отражаться в реестре карты.

Составление ТТК

К ТТК предъявляют более строгие требования, чем к технологической карте, т.к. она не опирается на рецептурные сборники.

Документ содержит следующие разделы:

1. Наименование организации. Подразумевают компанию, разработавшую ТТК.

2. Область применения. Перечисляют предприятия, имеющие право производить данное блюдо.

3. Состав и рецепт изделия. Указывают расход ингредиентов на 1 порцию.

4. Инструкцию по приготовлению. Процесс описывают пошагово и с максимальной детализацией, вплоть до указания способа нарезки, длительности и температуры термообработки, прочей технологической информации.

5. Требования к сырью. Дополнительно в разделе указывают, какие документы нужны для подтверждения безопасности продуктов.

6. Сроки и условия хранения. Если изделие нужно охлаждать, прописывают допустимый температурный диапазон.

7. Правила оформления и подачи. Дополнительно сообщают порядок реализации, особенности транспортировки и пр.

8. Органолептические показатели. Описывают внешний вид, вкус и запах еды.

^{ТТК обязательно содержит инструкцию по приготовлению блюда.}

В конце карты приводят вес порции, а также сведения о пищевой и энергетической ценности.

Хранение калькуляционных карт

После заполнения карточку распечатывают на принтере.

Бумагу подписывают следующие лица:

• составитель – чаще всего это бухгалтер-калькулятор;

• заведующий производством или шеф-повар, если ему вменен в обязанность контроль процесса;

• руководитель предприятия.

Затем все карты собирают в одной папке и помещают на хранение в бухгалтерию или передают директору предприятия.

Если сведения в документе устарели, его не выбрасывают, а перемещают в архив.

Калькуляционная карта и инвентаризация

Место хранения карты должно быть легкодоступным, чтобы ее можно было предъявить при проверке, например во время инвентаризации. В ходе этого контрольного мероприятия специальная комиссия проверяет реестр и карты, вычисляет остаток сырья по документам и сравнивает его с фактическим. Цифры должны сходиться.

Прописанная в карте отпускная стоимость не может отличаться от заявленной в меню.

Сопутствующие документы

На предприятии ведут реестр карточек. Сюда заносят их номера, названия блюд и пр. Регистрируют все бумаги без исключения, включая те, что действуют только короткий период.

Прочие необходимые документы:

1. Заказ-калькуляция.

2. План-меню по форме ОП-2.

3. Требование в кладовую (ОП-3).

Приведенный в карте расход ингредиентов должен совпадать с фактическим, что проверяют с помощью документов складского учета.

Почему калькуляционная карта необходима в общепите

В деятельности предприятия общественного питания одним из наиболее важных аспектов является определение отпускной стоимости. Если она будет выше, чем у конкурентов, число посетителей существенно сократится. В то же время предприниматель не может опустить цену ниже себестоимости блюд, иначе вместо прибыли ресторан будет приносить убытки. Карта калькуляций помогает определить допустимый минимум и не уйти в минус.

Также с ее помощью определяют торговую наценку, без чего нельзя вычислить маржинальность блюда. Этот показатель имеет большое значение в экономике предприятия – он представляет собой размер приносимой той или иной позицией прибыли.

Самые доходные кулинарные изделия можно продавать с низкой наценкой: это приведет к увеличению спроса и, как следствие, еще большему росту выручки. Маловостребованные позиции, наоборот, реализуют с хорошей маржой, чтобы компенсировать их низкую доходность. Это нужно делать обдуманно, иначе спрос на этот вид еды сократится до нуля.

Если маржинальность блюда остается крайне низкой, ее поднимают за счет уменьшения себестоимости.

В этом тоже помогает карта: по ней видно, содержание каких ингредиентов нужно сократить, чтобы выйти на плановые показатели.

Порядок составления карты вручную

Разработку документа ведут в таком порядке:

1. Формируют перечень блюд, подлежащих калькуляции.

2. По сборникам рецептур или технико-технологическим картам устанавливают нормы вложений ингредиентов в каждое изделие.

3. Уточняют закупочные цены на сырье и полуфабрикаты.

4. Вычисляют затраты на каждый ингредиент путем умножения его количества на стоимость.

5. Суммируют полученные в предыдущем пункте значения и вписывают результат в ячейку «Себестоимость N изделий».

6. Делят число на N, чтобы определить среднюю себестоимость 1 порции продукта.

7. Прибавляют к полученному значению торговую наценку, установленную приказом руководителя предприятия.

8. Добавляют НДС и получают отпускную цену.

^{Для составления карты формируют перечень блюд.}

Заполнять карту нужно сверху вниз, начиная с вводной части.

Составление калькуляционной карты в Excel

В условиях рыночной экономики цены на сырье часто меняются. Каждый раз приходится производить перерасчет в карте, а делать это вручную крайне сложно. Задачу упрощают электронные таблицы от Google или Microsoft.

Главная особенность подобных программ – возможность связать ячейки. Пример:

1. В поле B3 указана стоимость ингредиента за 1 кг.

2. В ячейке D3 – количество данного вида сырья в блюде.

Для вычисления затрат на ингредиент в поле F3 нужно ввести: =B3*D3.

Теперь при изменении данных в ячейках B3 и D3 значение в F3 пересчитывается автоматически.

Формулу легко распространить на весь столбец. В Excel для этого нужно навести указатель на правый нижний угол ячейки (он примет вид черного крестика) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его вниз.

Еще более практичны специальные программы для автоматизированного учета. Здесь можно связать карту с модулем виртуального склада, в результате чего по факту приготовления блюда система спишет с остатков потраченные продукты.

Образец заполненной калькуляционной карты

Пример документа показан на рисунке.