Перед открытием ресторана или кафе предпринимателю нужно разобраться с тем, как делать калькуляцию в общепите: для начинающих эта задача может оказаться сложной. Используют несколько методов расчета, выбор зависит от типа заведения и ценовой политики. Задачу существенно упрощает применение специализированных компьютерных программ.
Образец калькуляции блюда.В общественном питании под калькуляцией понимают определение стоимости готовых блюд.
Нужна методика, позволяющая рассчитать цены с высокой точностью, иначе возможны такие последствия:
Перед тем как рассчитать калькуляцию блюда, нужно подготовить исходные данные. Основных категорий – три.
Прежде всего нужно составить меню.
Это делают на этапе разработки бизнес-плана, т.к. перечень продукции определяет все прочие аспекты заведения:
Широкий ассортимент и обилие сложных блюд усложняют калькуляцию, поэтому меню рекомендуется разнообразить ровно в той степени, в какой этого требует характер заведения.
Если элитному ресторану не обойтись без многостраничного перечня изысканных кулинарных шедевров, то для столовой хватит нескольких позиций простой недорогой еды из повседневного рациона.
Технологическая карта – это документ, содержащий исчерпывающую информацию о кулинарном изделии. Порядок ее составления, ведения и хранения прописан в ГОСТ 31987-2012.
Приведенным требованиям обязаны следовать все предприятия общепита с любой формой собственности, нарушителей штрафуют.
Есть 2 вида технологических карт:
Первая разновидность содержит минимально необходимый объем сведений:
К технико-технологическим картам предъявляют более высокие требования.
Кроме перечисленной выше информации, в них указывают:
Простую карту для типового изделия заполняют по стандартному образцу. Технико-технологическую разрабатывает ответственное лицо и утверждает руководитель заведения.
Документы хранят в бумажном виде с живыми печатями и подписями, их наличие периодически проверяют контролеры.
Главная статья калькуляции, которая определяет себестоимость продукции. Сюда включают и расходы на транспортировку сырья.
Чтобы не сталкиваться с нехваткой продуктов или, наоборот, необходимостью их утилизации по причине невостребованности, нужно научиться грамотно вести учет. Источником данных для него выступают приходные накладные.
Вручную учет ведут только в небольших заведениях. Средние и крупные предприятия, а также сети автоматизируют процесс с помощью специального ПО.
Им удобнее работать с электронными накладными, т.к. данные с них заносятся в базу одним нажатием клавиши.
В меню предприятий общепита часто присутствуют кулинарные изделия от других поставщиков – напитки в бутылках, порционное мороженое, пицца, пирожки и т.д. Сведения о них заносят в базу, а при продаже система автоматического учета производит списание по данным кассового аппарата.
Текущее количество по каждой позиции отображается в:
Некондиционный продукт (например, испортившийся или потерявший товарный вид бутерброд) подлежит списанию с оформлением соответствующего акта. Аналогично учитывают расход товаров на цеховое питание.
Для продукции, производимой на месте, требуется двойной учет:
После приготовления очередной партии изделий оформляют Акт производства и сведения о продукции заносят в базу. Одновременно списывают использованные ингредиенты. В момент продажи изделия его снимают с баланса, а сырье – нет, т.к. оно уже учтено.
Готовые блюда и его ингредиенты требуют двойного учета.Отдельный учет сырья нужен по той причине, что некоторые его виды используют для приготовления нескольких наименований продукции. Такие ингредиенты расходуются быстрее, и их нужно заказывать у поставщика чаще и в большем количестве.
Для калькуляции нужна стоимость сырья в пересчете на 1 кг.
Для этого формируют таблицу из таких столбцов:
Так поступают по той причине, что вес упаковки часто отличается от стандартного круглого значения. Например, некоторые производители выпускают молоко в пакетах массой 900 или даже 850 г, встречаются банки с соусом на 430 г вместо 500 и т.д.
Полуфабрикатами называют продукты, прошедшие обработку, но еще не ставшие готовым блюдом. Например, отваренная лапша.
Для калькуляции нужен учет полуфабрикатов, т.к. обработка продуктов влияет на их стоимость.
Пример для партии моркови по цене 1000 руб.:
Операция по обработке | Итоговый вес, кг | Стоимость за 1 кг, руб. |
Покупка | 10 | 100 |
Мойка | 9,7 | 103,93 |
Чистка | 9 | 111,11 |
Обрезка верхушки | 8 | 125 |
Без учета потерь правильно рассчитать себестоимость продукции не получится, в результате предприниматель потеряет деньги.
Информация о нормах отходов содержится в справочниках. Но специалисты рекомендуют в каждом отдельном случае оценивать фактические потери опытным путем.
Дело в том, что характеристики продуктов в разных поставках отличаются. Та же морковь может быть грязной или чистой, с толстой кожурой или тонкой и т.д.
Тепловую обработку (например, жарку мяса для начинки пирожков) тоже учитывают для калькуляции, т.к. она приводит к уменьшению массы продукта (ужарке).
Калькуляция – это сложный расчет. Нужно учесть не только стоимость сырья в закупке, но и производственные издержки, потери, прочие факторы. Это можно сделать несколькими способами. Выбор зависит от характера производственных процессов на предприятии.
Вариант для предприятий с массовым, серийным или мелкосерийным производством.
Исчисление себестоимости опирается на нормы затрат, отходов и т.д., обновляемые в начале каждого календарного месяца.
В случае отклонения фактической себестоимости от плановой перерасход или экономию средств записывают в статьи прочих расходов и доходов.
Метод для мелкосерийного и индивидуального производств с небольшой номенклатурой товаров и услуг, где расходы на изготовление продукции учитывают по отдельным заказам. Каждому из них присваивают неповторимый номер (код).
Для определения затрат заводят аналитический счет. В нем проставляют код открытого заказа и перечисляют расходы на его изготовление.
Только некоторые предприятия общепита могут использовать позаказный метод. Процесс распределения расходов между большим количеством заказов посетителей требует существенных затрат труда, сбор и предоставление такой информации могут оказаться неоправданно дорогими.
Схема позаказного метода калькуляции.Метод для предприятий, где сырье в ходе производства проходит ряд переделов или где из одного его вида получают разные готовые блюда. Это заведения общепита, в составе которых имеются цеха по производству, например, полуфабрикатов, кондитерских изделий и т.д.
Попередельный способ калькуляции делится на 2 вида:
Итоговую стоимость готового изделия рассчитывают как:
Вариант для предприятий с такими особенностями:
Это газо-, нефте- и горнодобывающие компании, заводы по изготовлению муки, цемента, пластмасс, метизов, электроэнергии и т.д. Предприятия общественного питания в данную сферу не входят.
В попроцессном методе производственные затраты учитывают по каждому процессу или стадии производства.
Расчет себестоимости блюда отображают в калькуляционной карте, составленной по форме ОП-1. Ее структура унифицирована и установлена Постановлением №132 Госкомстата РФ.
Вводными элементами являются:
Рецептурные ингредиенты отображают в виде таблицы на одной стороне листа. Если она длинная, продолжение печатают не на обороте, а на новой странице.
Графы таблицы:
В конце приводят итоговый баланс с указанием следующих сведений:
Документ подписывают:
Все расходы принято сводить в несколько статей:
Первые 7 статей представляют собой затраты на производство. Их суммарная величина равна производственной себестоимости готовой продукции.
К п. 8 относятся расходы на реализацию изделий – рекламу, хранение, упаковку, доставку и пр.
Сумму производственных и коммерческих расходов называют полной себестоимостью.
По способу включения в цену продукции затраты делятся на 4 вида. Для каждого из них принят свой способ учета.
Прямыми называют затраты, имеющие непосредственное отношение к производственному процессу.
К ним относят:
Косвенные затраты прямого отношения к производству не имеют.
Например, к ним относятся:
Косвенные траты собирают на отдельном счете и по итогам месяца распределяют по видам продукции в соответствии с установленными процентами или коэффициентами.
Условно-постоянными называют расходы, мало зависящие от объемов выпускаемой продукции. Например, к ним относят общепроизводственные и общехозяйственные затраты.
Условно-переменные расходы находятся в прямой зависимости от объема выпускаемой продукции. Сюда можно отнести, например, траты на покупку сырья.
Из-за устойчивой тенденции к удорожанию всех товаров и услуг условно-постоянные расходы тоже возрастают. В большинстве случаев это происходит ступенчато (скачкообразно).
Для расчета окончательной стоимости к сумме затрат прибавляют торговую наценку. Ее определяют разными способами, выбор зависит от типа заведения.
В кафе, пиццериях и столовых, где траты на сырье составляют большую часть расходов, применяют традиционный метод. Он предполагает калькуляцию по форме ОП-1.
Метод делится на 2 подвида:
Более гибкий рыночный метод применяют в ресторанах. Здесь конечная цена зависит не столько от себестоимости, сколько от других факторов:
Например, ходовые позиции, играющие главную роль в привлечении клиентов, отпускают с минимальной маржей, тогда как для сопутствующих кулинарных изделий она может быть в несколько раз выше.
Омаров и другую подобную еду, традиционно считающуюся элитной, продают дорого независимо от себестоимости.
Рыночный метод предполагает сложный анализ экономической информации: оценку рентабельности всего меню и отдельных направлений, эффективности акций и других маркетинговых инструментов, уровня спроса на разные позиции. В таких условиях системы автоматизированного учета становятся незаменимыми.
Применение рыночного метода затруднено из-за требования со стороны законодательства заводить калькуляционные карты.
Предприниматели действуют по следующей схеме:
Такой метод называют комбинированным.
Среди программных комплексов для автоматизации учета в общепите все более популярными становятся облачные сервисы.
Это объясняется следующими преимуществами:
Налог на добавленную стоимость учитывают 2 способами:
Второй вариант применяют на предприятиях, торгующих с постоянной наценкой.
Для определения цены 1 блюда калькуляционную карту составляют из расчета стоимости сырья на 10, 50 или 100 порций. Затем результат делят на 10, 50 и 100 соответственно.
Состав ингредиентов подбирают по сборникам рецептур или технико-технологическим картам.
Для каждого из них в калькуляции записывают:
Если состав компонентов изменился или произошло их удорожание (удешевление), цену пересчитывают и указывают в следующей графе. В ее заголовке прописывают дату корректировки.
Изменения подтверждают своими подписями:
В соответствующий строках первой графы приводят расшифровку автографов.
В графе «Дата составления» прописывают дату последней записи в карту.
Пример составления калькуляционной карты.Специализированные программные комплексы существенно упрощают определение конечной стоимости, процесс создания и ведения калькуляционных карт, учет прихода и остатков. Некоторые из них стали особенно популярными, что объясняется выгодным сочетанием цены, надежности и функциональности.
Приложение для ПК и ноутбуков.
Функциональные возможности:
Доступно несколько методов калькуляции, позиции в бланках можно менять местами.
Специальная версия популярного табличного редактора от Microsoft. Добавлены функции для подсчета стоимости продуктов и формирования отчетов по правилам, предусмотренным отечественным законодательством.
Доступен автоматический режим калькуляции со следующими возможностями:
В Excel можно строить таблицы с взаимосвязанными ячейками. При изменении параметра в одной из них автоматически пересчитываются значения в других. Настроив взаимосвязи в одной строке, их можно одним движением распространить на все остальные.
Многофункциональное облачное решение для управления бизнес-процессами на предприятиях любой направленности. Прежнее название – «Класс365».
Предусмотрены следующие возможности:
Сервис включает в себя средства управления розницей и интернет-магазинами. Есть системы лояльности и мониторинг эффективности персонала. В CRM-модуле имеется воронка продаж и другие маркетинговые инструменты.
Сокращенная версия знаменитого многофункционального программного комплекса. Поставляется бесплатно, поэтому стала одной из самых популярных.
Интерфейс прост и удобен. В начале работы вводят данные о компании, для чего нужно войти в пункт меню «Сервис» и выбрать строку «Реквизиты предприятия».
Далее можно потренироваться. Для этого в программе имеется учебная база данных – справочники кулинарных блюд и изделий, сырья, базы рецептов (настоящих) и калькуляционных карточек. Вся информация достоверна, сведения взяты из нормативной литературы.
Когда навыки получены, учебную базу удаляют. Для этого выбирают пункты меню «Сервис» → «Полная очистка базы данных».
После этого нужно создать свои справочники. Начинают с формирования базы сырья, затем на его основе набирают рецепты.
Виды сырья, уже используемые в каких-то блюдах, программа подсвечивает синим – их нельзя удалять. Еще не задействованные позиции прописаны красным.
Карту заполняют в таком порядке:
Программа берет цену продуктов из справочника сырья и автоматически вычисляет стоимость порции.
В базе можно указать и предельный период реализации каждого компонента. Тогда программа будет предупреждать об истечении срока годности партии.
Также в «Мини-Кулинарии» есть функция оформления наряд-заказа для кухни. В нем перечисляют изделия, которые нужно сделать, и их количество.
После нажатия кнопки «Печать» система автоматически готовит еще 2 документа – итог по сырью и по продукции. Можно вывести их на принтер вместе с наряд-заказом или отказаться от распечатки.
Программа «Мини-Кулинария» имеет удобный интерфейс.Еще одна несложная бесплатная программа.
Набор функций:
Приложение подойдет небольшим предприятиям общественного питания.
Калькуляторы для определения стоимости блюд размещены на многих сайтах, посвященных кулинарии:
Большинство подобных сервисов способны определить только стоимость, функция формирование калькуляционной и технологической карт недоступна.
Для наглядности рассмотрен пример подсчета себестоимости котлеты по-киевски весом примерно 340 г.
Данные сведены в таблицу:
Ингредиент | Цена за 1 кг, руб. | Количество на 50 изделий, г | Среднее количество на 1 изделие, г | Стоимость сырья на 1 котлету, руб. |
Куриное филе | 180 | 4473 | 89,46 | 16,1 |
Яйцо куриное | 120 | 490,5 | 9,81 | 1,18 |
Сливочное масло | 240 | 2100 | 42 | 10,08 |
Хлеб (сорт муки – высший) | 60 | 1332 | 26,64 | 1,60 |
Жир кулинарный | 80 | 781,5 | 15,63 | 1,25 |
Гарнир картофельный (бобовый) | 50 | 7812 | 156,24 | 7,81 |
Себестоимость 1 котлеты составляет 38,02 руб.
Аналогично калькулируют все остальные блюда, включая напитки и десерты.
Люблю фастфуд и колу, также сильно люблю здоровое и полезное питание. Консультируюсь с профессиональными диетологами и согласовываю с ними каждую статью. Для каждого рекомендации свои, поэтому не забудьте проконсультироваться со своим врачом!