Как делать калькуляцию в общепите для начинающих: основы, инструкция пошаговая, пример

Перед открытием ресторана или кафе предпринимателю нужно разобраться с тем, как делать калькуляцию в общепите: для начинающих эта задача может оказаться сложной. Используют несколько методов расчета, выбор зависит от типа заведения и ценовой политики. Задачу существенно упрощает применение специализированных компьютерных программ.

Что такое калькуляция в общепите

В общественном питании под калькуляцией понимают определение стоимости готовых блюд.

Нужна методика, позволяющая рассчитать цены с высокой точностью, иначе возможны такие последствия:

1. При заниженной стоимости – падение маржинальности продукции или даже ее уход в минус (предприятие становится убыточным).
2. При завышенной – утрата заведением конкурентоспособности, отток клиентов.

Необходимые материалы для калькуляции

Перед тем как рассчитать калькуляцию блюда, нужно подготовить исходные данные. Основных категорий – три.

Меню и ассортимент

Прежде всего нужно составить меню.

Это делают на этапе разработки бизнес-плана, т.к. перечень продукции определяет все прочие аспекты заведения:

• стиль интерьера;
• униформу обслуживающего персонала;
• организацию производственного участка.

Широкий ассортимент и обилие сложных блюд усложняют калькуляцию, поэтому меню рекомендуется разнообразить ровно в той степени, в какой этого требует характер заведения.

Если элитному ресторану не обойтись без многостраничного перечня изысканных кулинарных шедевров, то для столовой хватит нескольких позиций простой недорогой еды из повседневного рациона.

Технологическая карта

Технологическая карта – это документ, содержащий исчерпывающую информацию о кулинарном изделии. Порядок ее составления, ведения и хранения прописан в ГОСТ 31987-2012.

Приведенным требованиям обязаны следовать все предприятия общепита с любой формой собственности, нарушителей штрафуют.

Есть 2 вида технологических карт:

1. Простые. Заводятся на блюда, приготовленные по стандартным рецептам из утвержденных ГОСТами кулинарных справочников.
2. Технико-технологические. Составляются для нестандартных изделий, не описанных в официальных источниках.

Первая разновидность содержит минимально необходимый объем сведений:

• состав готового продукта;
• рецепт;
• пищевую ценность (по желанию руководства).

К технико-технологическим картам предъявляют более высокие требования.

Кроме перечисленной выше информации, в них указывают:

• наименование организации, разработавшей карту;
• пошаговую инструкцию по приготовлению с подробной детализацией (вплоть до указания способа нарезки, длительности и температуры нагрева, пр.);
• требования к сырью и перечень документов, подтверждающих его безопасность;
• сроки и условия хранения;
• правила подачи и реализации;
• описание внешнего вида, вкуса и запаха;
• вес порции.

Простую карту для типового изделия заполняют по стандартному образцу. Технико-технологическую разрабатывает ответственное лицо и утверждает руководитель заведения.

Документы хранят в бумажном виде с живыми печатями и подписями, их наличие периодически проверяют контролеры.

Закупочные цены

Главная статья калькуляции, которая определяет себестоимость продукции. Сюда включают и расходы на транспортировку сырья.

Учет сырья и товаров

Чтобы не сталкиваться с нехваткой продуктов или, наоборот, необходимостью их утилизации по причине невостребованности, нужно научиться грамотно вести учет. Источником данных для него выступают приходные накладные.

Вручную учет ведут только в небольших заведениях. Средние и крупные предприятия, а также сети автоматизируют процесс с помощью специального ПО.

Им удобнее работать с электронными накладными, т.к. данные с них заносятся в базу одним нажатием клавиши.

Готовые блюда от поставщика

В меню предприятий общепита часто присутствуют кулинарные изделия от других поставщиков – напитки в бутылках, порционное мороженое, пицца, пирожки и т.д. Сведения о них заносят в базу, а при продаже система автоматического учета производит списание по данным кассового аппарата.

Текущее количество по каждой позиции отображается в:

• карточке товара;
• общем перечне;
• отчете об остатках.

Некондиционный продукт (например, испортившийся или потерявший товарный вид бутерброд) подлежит списанию с оформлением соответствующего акта. Аналогично учитывают расход товаров на цеховое питание.

Блюда в заведении

Для продукции, производимой на месте, требуется двойной учет:

1. Готовых изделий – чтобы своевременно отдавать заказы на кухню.
2. Ингредиентов – чтобы вовремя пополнять их запас.

После приготовления очередной партии изделий оформляют Акт производства и сведения о продукции заносят в базу. Одновременно списывают использованные ингредиенты. В момент продажи изделия его снимают с баланса, а сырье – нет, т.к. оно уже учтено.

Ингредиенты для блюд и коктейлей

Отдельный учет сырья нужен по той причине, что некоторые его виды используют для приготовления нескольких наименований продукции. Такие ингредиенты расходуются быстрее, и их нужно заказывать у поставщика чаще и в большем количестве.

Для калькуляции нужна стоимость сырья в пересчете на 1 кг.

Для этого формируют таблицу из таких столбцов:

1. Наименование продукта.
2. Вес упаковки, кг.
3. Цена за упаковку.
4. Стоимость 1 кг продукта.

Так поступают по той причине, что вес упаковки часто отличается от стандартного круглого значения. Например, некоторые производители выпускают молоко в пакетах массой 900 или даже 850 г, встречаются банки с соусом на 430 г вместо 500 и т.д.

Полуфабрикаты и заготовки

Полуфабрикатами называют продукты, прошедшие обработку, но еще не ставшие готовым блюдом. Например, отваренная лапша.

Для калькуляции нужен учет полуфабрикатов, т.к. обработка продуктов влияет на их стоимость.

Пример для партии моркови по цене 1000 руб.:

Без учета потерь правильно рассчитать себестоимость продукции не получится, в результате предприниматель потеряет деньги.

Информация о нормах отходов содержится в справочниках. Но специалисты рекомендуют в каждом отдельном случае оценивать фактические потери опытным путем.

Дело в том, что характеристики продуктов в разных поставках отличаются. Та же морковь может быть грязной или чистой, с толстой кожурой или тонкой и т.д.

Тепловую обработку (например, жарку мяса для начинки пирожков) тоже учитывают для калькуляции, т.к. она приводит к уменьшению массы продукта (ужарке).

Методы калькуляции – в чем суть

Калькуляция – это сложный расчет. Нужно учесть не только стоимость сырья в закупке, но и производственные издержки, потери, прочие факторы. Это можно сделать несколькими способами. Выбор зависит от характера производственных процессов на предприятии.

Нормативный

Вариант для предприятий с массовым, серийным или мелкосерийным производством.

Исчисление себестоимости опирается на нормы затрат, отходов и т.д., обновляемые в начале каждого календарного месяца.

В случае отклонения фактической себестоимости от плановой перерасход или экономию средств записывают в статьи прочих расходов и доходов.

Позаказный

Метод для мелкосерийного и индивидуального производств с небольшой номенклатурой товаров и услуг, где расходы на изготовление продукции учитывают по отдельным заказам. Каждому из них присваивают неповторимый номер (код).

Для определения затрат заводят аналитический счет. В нем проставляют код открытого заказа и перечисляют расходы на его изготовление.

Только некоторые предприятия общепита могут использовать позаказный метод. Процесс распределения расходов между большим количеством заказов посетителей требует существенных затрат труда, сбор и предоставление такой информации могут оказаться неоправданно дорогими.

Попередельный

Метод для предприятий, где сырье в ходе производства проходит ряд переделов или где из одного его вида получают разные готовые блюда. Это заведения общепита, в составе которых имеются цеха по производству, например, полуфабрикатов, кондитерских изделий и т.д.

Попередельный способ калькуляции делится на 2 вида:

1. Полуфабрикатный. Рассчитывают затраты по каждому переделу: суммируют себестоимость предыдущего этапа и затраты на текущий.
2. Бесполуфабрикатный. Учитывают затраты на каждый передел, не включая в расчет себестоимость предыдущего.

Итоговую стоимость готового изделия рассчитывают как:

• в первом случае – стоимость последнего передела;
• во втором – сумму затрат по всем переделам.

Попроцессный

Вариант для предприятий с такими особенностями:

• ограниченным количеством и однородным качеством выпускаемой продукции;
• отсутствием незавершенного производства и запаса готовых изделий;
• однородными статьями калькуляции;
• малой продолжительностью и простотой технологического цикла.

Это газо-, нефте- и горнодобывающие компании, заводы по изготовлению муки, цемента, пластмасс, метизов, электроэнергии и т.д. Предприятия общественного питания в данную сферу не входят.

В попроцессном методе производственные затраты учитывают по каждому процессу или стадии производства.

Элементы документа о калькуляции

Расчет себестоимости блюда отображают в калькуляционной карте, составленной по форме ОП-1. Ее структура унифицирована и установлена Постановлением №132 Госкомстата РФ.

Вводными элементами являются:

• наименование предприятия общепита и структурное подразделение, если карта создана в филиале сети;
• вид деятельности по ОКПД;
• номер блюда в соответствии со сборником рецептов;
• вид операции.

Рецептурные ингредиенты отображают в виде таблицы на одной стороне листа. Если она длинная, продолжение печатают не на обороте, а на новой странице.

Графы таблицы:

• регистрационный номер карты и дата ее составления;
• сроки и порядок утверждения расчетов;
• наименования ингредиентов изделия и их коды;
• нормы использования продукта на 10, 50 или 100 порций;
• затраты на каждый компонент;
• стоимость готового блюда.

В конце приводят итоговый баланс с указанием следующих сведений:

• себестоимости продуктов;
• наценки;
• розничной стоимости;
• веса кулинарного изделия.

Документ подписывают:

• заведующий производством;
• составитель карты;
• руководитель предприятия.

Перечень статей калькуляции

Все расходы принято сводить в несколько статей:

1. Исходное сырье.
2. Топливо и энергия для производства.
3. Заработная плата персоналу.
4. Страховые взносы.
5. Общепроизводственные расходы.
6. Общехозяйственные затраты.
7. Прочие отчисления.
8. Коммерческие расходы.

Первые 7 статей представляют собой затраты на производство. Их суммарная величина равна производственной себестоимости готовой продукции.

К п. 8 относятся расходы на реализацию изделий – рекламу, хранение, упаковку, доставку и пр.

Сумму производственных и коммерческих расходов называют полной себестоимостью.

Расходы в калькуляции

По способу включения в цену продукции затраты делятся на 4 вида. Для каждого из них принят свой способ учета.

Прямые и косвенные

Прямыми называют затраты, имеющие непосредственное отношение к производственному процессу.

К ним относят:

• стоимость продуктов;
• оплату труда поваров.

Косвенные затраты прямого отношения к производству не имеют.

Например, к ним относятся:

• расходы на покупку вспомогательных материалов;
• оплата труда наладчиков, ремонтников;
• отпускные;
• компенсацию за сверхурочную работу и простой;
• затраты на содержание оборудования и зданий;
• оплату страховки.

Косвенные траты собирают на отдельном счете и по итогам месяца распределяют по видам продукции в соответствии с установленными процентами или коэффициентами.

Условно-постоянные и условно-переменные

Условно-постоянными называют расходы, мало зависящие от объемов выпускаемой продукции. Например, к ним относят общепроизводственные и общехозяйственные затраты.

Условно-переменные расходы находятся в прямой зависимости от объема выпускаемой продукции. Сюда можно отнести, например, траты на покупку сырья.

Из-за устойчивой тенденции к удорожанию всех товаров и услуг условно-постоянные расходы тоже возрастают. В большинстве случаев это происходит ступенчато (скачкообразно).

Способы расчета продажной цены

Для расчета окончательной стоимости к сумме затрат прибавляют торговую наценку. Ее определяют разными способами, выбор зависит от типа заведения.

В кафе, пиццериях и столовых, где траты на сырье составляют большую часть расходов, применяют традиционный метод. Он предполагает калькуляцию по форме ОП-1.

Метод делится на 2 подвида:

1. Производственный. Ингредиенты калькулируют по закупочной стоимости, затем к итоговой цене порции прибавляют наценку и НДС. Этот метод применяют предприятия, поставляющие одинаковые блюда с разной маржей. Например, кухня делает по одному рецепту первое для столовой и ресторана.
2. Торговый. В этом варианте для каждого компонента рассчитывают конечную стоимость, затем их суммируют. Метод удобен при единой наценке на всю продукцию.

Рыночный способ

Более гибкий рыночный метод применяют в ресторанах. Здесь конечная цена зависит не столько от себестоимости, сколько от других факторов:

• востребованности блюда;
• его статусности;
• ценовой политики конкурентов;
• платежеспособности целевой аудитории.

Например, ходовые позиции, играющие главную роль в привлечении клиентов, отпускают с минимальной маржей, тогда как для сопутствующих кулинарных изделий она может быть в несколько раз выше.

Омаров и другую подобную еду, традиционно считающуюся элитной, продают дорого независимо от себестоимости.

Рыночный метод предполагает сложный анализ экономической информации: оценку рентабельности всего меню и отдельных направлений, эффективности акций и других маркетинговых инструментов, уровня спроса на разные позиции. В таких условиях системы автоматизированного учета становятся незаменимыми.

Комбинированный способ

Применение рыночного метода затруднено из-за требования со стороны законодательства заводить калькуляционные карты.

Предприниматели действуют по следующей схеме:

1. Заполняют документ, подсчитывая себестоимость блюда.
2. Назначают цену продажи с учетом рыночных факторов.
3. Вычисляют торговую наценку, вычитая из второго пункта первый, и указывают ее в специально отведенной графе.

Такой метод называют комбинированным.

Облачная система учета

Среди программных комплексов для автоматизации учета в общепите все более популярными становятся облачные сервисы.

Это объясняется следующими преимуществами:

1. Клиенту не нужно приобретать компьютер с большой производительностью – он использует вычислительные мощности удаленного сервера.
2. Отпадает необходимость в установке и обслуживании программы – она находится там же.
3. Подключиться к системе можно из любой точки мира, где есть связь с сетью.

Учет НДС в калькуляции

Налог на добавленную стоимость учитывают 2 способами:

1. Производственным. Стоимость ингредиентов прописывают в калькуляционной карте без НДС. Потом ее суммируют, к результату прибавляют наценку и на полученную величину считают налог.
2. Торговым. В этом варианте НДС вносят в калькуляционную карту для каждого ингредиента.

Второй вариант применяют на предприятиях, торгующих с постоянной наценкой.

Составление калькуляционной карты

Для определения цены 1 блюда калькуляционную карту составляют из расчета стоимости сырья на 10, 50 или 100 порций. Затем результат делят на 10, 50 и 100 соответственно.

Состав ингредиентов подбирают по сборникам рецептур или технико-технологическим картам.

Для каждого из них в калькуляции записывают:

• наименование;
• нормативное количество;
• стоимость.

Если состав компонентов изменился или произошло их удорожание (удешевление), цену пересчитывают и указывают в следующей графе. В ее заголовке прописывают дату корректировки.

Изменения подтверждают своими подписями:

• составитель карты;
• заведующий производством;
• руководитель предприятия.

В соответствующий строках первой графы приводят расшифровку автографов.

В графе «Дата составления» прописывают дату последней записи в карту.

Лучшие программы для вычислений

Специализированные программные комплексы существенно упрощают определение конечной стоимости, процесс создания и ведения калькуляционных карт, учет прихода и остатков. Некоторые из них стали особенно популярными, что объясняется выгодным сочетанием цены, надежности и функциональности.

«Калькуляция изделий»

Приложение для ПК и ноутбуков.

Функциональные возможности:

• расчет стоимости блюд;
• учет штучных ингредиентов и полуфабрикатов;
• создание калькуляционной карты;
• подготовка отчетов.

Доступно несколько методов калькуляции, позиции в бланках можно менять местами.

«Финансы Excel»

Специальная версия популярного табличного редактора от Microsoft. Добавлены функции для подсчета стоимости продуктов и формирования отчетов по правилам, предусмотренным отечественным законодательством.

Доступен автоматический режим калькуляции со следующими возможностями:

• базой из 2000 ресурсов;
• максимальным числом строк в спецификации – 5000;
• вложенностью спецификаций – до 4.

В Excel можно строить таблицы с взаимосвязанными ячейками. При изменении параметра в одной из них автоматически пересчитываются значения в других. Настроив взаимосвязи в одной строке, их можно одним движением распространить на все остальные.

«Бизнес.Ру»

Многофункциональное облачное решение для управления бизнес-процессами на предприятиях любой направленности. Прежнее название – «Класс365».

Предусмотрены следующие возможности:

• автоматическое ведение учета и документации;
• расчет себестоимости продукции;
• оценка выручки и рентабельности;
• создание новых отчетов по API и работа со старыми любого срока давности;
• база клиентов;
• рассылка СМС и электронных сообщений;
• управление заказами;
• продуктовый каталог;
• встроенная CRM-система (взаимоотношения с клиентами);
• программа для кассы.

Сервис включает в себя средства управления розницей и интернет-магазинами. Есть системы лояльности и мониторинг эффективности персонала. В CRM-модуле имеется воронка продаж и другие маркетинговые инструменты.

«Мини-Кулинария»

Сокращенная версия знаменитого многофункционального программного комплекса. Поставляется бесплатно, поэтому стала одной из самых популярных.

Интерфейс прост и удобен. В начале работы вводят данные о компании, для чего нужно войти в пункт меню «Сервис» и выбрать строку «Реквизиты предприятия».

Далее можно потренироваться. Для этого в программе имеется учебная база данных – справочники кулинарных блюд и изделий, сырья, базы рецептов (настоящих) и калькуляционных карточек. Вся информация достоверна, сведения взяты из нормативной литературы.

Когда навыки получены, учебную базу удаляют. Для этого выбирают пункты меню «Сервис» → «Полная очистка базы данных».

После этого нужно создать свои справочники. Начинают с формирования базы сырья, затем на его основе набирают рецепты.

Виды сырья, уже используемые в каких-то блюдах, программа подсвечивает синим – их нельзя удалять. Еще не задействованные позиции прописаны красным.

Карту заполняют в таком порядке:

1. В справочнике изделий выбирают нужную позицию.
2. В базе сырья выбирают продукты, из которых состоит изделие.
3. Прописывают количество каждого из них.

Программа берет цену продуктов из справочника сырья и автоматически вычисляет стоимость порции.

В базе можно указать и предельный период реализации каждого компонента. Тогда программа будет предупреждать об истечении срока годности партии.

Также в «Мини-Кулинарии» есть функция оформления наряд-заказа для кухни. В нем перечисляют изделия, которые нужно сделать, и их количество.

После нажатия кнопки «Печать» система автоматически готовит еще 2 документа – итог по сырью и по продукции. Можно вывести их на принтер вместе с наряд-заказом или отказаться от распечатки.

«Ценовой калькулятор»

Еще одна несложная бесплатная программа.

Набор функций:

• организация закупок;
• администрирование виртуального склада (оприходование, списание, просмотр наличных продуктов);
• калькуляция себестоимости;
• расчет наценки и анализ рентабельности.

Приложение подойдет небольшим предприятиям общественного питания.

Онлайн-калькуляторы

Калькуляторы для определения стоимости блюд размещены на многих сайтах, посвященных кулинарии:

• komplemir.by;
• your-cake.ru;
• salat-olive.ru.

Большинство подобных сервисов способны определить только стоимость, функция формирование калькуляционной и технологической карт недоступна.

Готовые примеры калькуляции блюд в общепите

Для наглядности рассмотрен пример подсчета себестоимости котлеты по-киевски весом примерно 340 г.

Данные сведены в таблицу:

Себестоимость 1 котлеты составляет 38,02 руб.

Аналогично калькулируют все остальные блюда, включая напитки и десерты.